La gestion des différents aspects d’une entreprise est un travail à plein temps. Un travail long et dont la complexité augmente proportionnellement avec la taille de ladite entreprise. Cependant, il s’agit également d’un travail crucial. En effet, la bonne gestion d’une entreprise est nécessaire afin de pouvoir anticiper au mieux des problèmes et des projets futurs. Mais, pour mieux gérer une tâche complexe, il est important d’avoir les outils adéquats.
Les logiciels de gestion
Il est important de retenir que dans le cadre de l’organisation d’une entreprise, un logiciel de gestion commerciale est un outil informatique qui permet une gestion bien plus précise et efficace des ventes comme des achats. Un logiciel de gestion est donc particulièrement important pour une entreprise et il est donc important d’en sélectionner un qui a non seulement fait ses preuves, mais qui proposent aussi toutes les fonctionnalités qui peuvent être nécessaire.
Certains logiciels de gestion proposent d’ailleurs, dans un souci d’efficacité, de compléter un logiciel de gestion par un logiciel de comptabilité afin de traiter de toutes ces tâches le plus rapidement possible.
Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de gestion
Un logiciel de gestion se doit d’être accessible. En effet, les différents tableaux de bord doivent être aisés à utiliser, leurs fonctionnalités visibles et surtout compréhensibles. Un logiciel de gestion trop opaque dans son fonctionnement va demander une période plus ou moins longue de décryptage, si n’est de formation. Ce qui risque d’arriver à chaque changement de poste de responsable. Il est en conséquence important d’opter pour un logiciel facile d’utilisation.
Bien sûr, il est toujours possible de paramétrer le logiciel choisi, ainsi que les documents qui y sont utilisés. Cette automatisation est absolument importante pour le bon fonctionnement d’un tel logiciel. Si l’utilisateur est encore contraint de faire de trop nombreuses tâches personnellement, alors c’est que logiciel n’est pas suffisamment performant, ou alors que son paramétrage laisse à désirer.
Des exemples de fonctionnalités pour un logiciel
Concernant un logiciel de gestion commerciale, de multiples fonctionnalités sont attendus. En effet, un tel logiciel doit être en mesure de gérer divers aspects d’une entreprise, et sous différentes formes. On peut notamment s’attendre aux fonctionnalités suivantes :
- La gestion de la facturation de produits, ou de services, à la fois en HT et TTC, de même qu’une gestion de la LME. Bien sûr, cela s’accompagne souvent de la gestion des avoirs, des avoirs partiels ainsi que des acomptes. Le tous avec la possibilité de disposer de plusieurs dates de règlements. Ainsi, vous serez en mesure, grâce à ce gain de temps et à cette automatisation, d’obtenir une meilleure gestion de la comptabilité de votre entreprise.
- La gestion de facturation et fréquemment suivie d’une gestion de la livraison. Ces documents peuvent ensuite être triés et modifiés selon les besoins. Cela peut notamment permettre de réunir les différents bons de livraison afin de la garder dans un même dossier et de n’en oublier aucun.
- La gestion des échéances de dates de règlements peut également être intégrée à un tel logiciel, ce qui permet surtout de n’en oublier aucune, ce qui serait un évident manque à gagner pour l’entreprise. Cela peut ressembler à un simple rappel, à un pense-bête, mais plus la gestion d’une entreprise croit et son complexifie, plus ces rappels deviennent primordiaux.
- La facturation et les paiements sont importants à gérer ou à suivre, mais ils doivent par ailleurs être flexibles au sein du logiciel. Et cette flexibilité concerne aussi la possibilité de prendre en charge plusieurs devises. Ce qui est d’autant plus important lorsque vos services, ou vos produits s’exportent à l’international. Ainsi, la gestion des devises, selon votre situation, peut s’avérer plus ou moins cruciale.
- Enfin, et de manière un peu plus centrée sur les produits et/ou services offerts, la gestion automatique des promotions, et de leurs dates, vous permet de gagner un temps précieux, en plus de gérer avec beaucoup plus d’efficacité ces différents événements ponctuels.
Ces différentes fonctionnalités ne sont pas à sous-estimer et sont particulièrement importantes pour le bon fonctionnement de votre logiciel, il est donc très important d’en tenir compte et de faire en sorte de les retrouver dans le logiciel choisit. En plus de leur polyvalence, toutes ces options doivent également être très paramétrables.
Un logiciel de gestion flexible
Un logiciel de gestion va évidemment s’occuper d’éléments divers et variés au sein de votre entreprise, aussi bien au sujet de votre comptabilité que des différents aspects commerciaux. Il est ainsi très important de pouvoir s’adapter à une situation donnée, car si le marché est bien connu pour une chose, c’est pour sa manie à fluctuer.
Or, une entreprise doit être en mesure de s’aligner sur ces fluctuations et de ce fait de pouvoir s’adapter au mieux, sous peine d’être distancée par une concurrence toujours plus féroce. Ainsi, son fonctionnement interne, et ses interactions externes doivent faire preuve de flexibilité. Un trait que l’on doit retrouver dans les logiciels utilisés afin que ces derniers ne deviennent pas obsolètes. Si jamais cela devait arriver, alors l’entreprise perdrait non seulement une part de son budget, mais aussi un temps précieux qui serait investi dans une transition d’un logiciel à un autre.
Ainsi, un logiciel de gestion est un logiciel certes important, mais qui doit convenir à des besoins bien spécifiques. Son importance au sein d’une entreprise doit être équivalente à sa polyvalence. De plus, s’il est régulièrement mis à jour par ses créateurs, il est possible de garder un tel software pendant des décennies.
