L’essor des nouvelles technologies n’a été qu’une bénédiction pour les entreprises, tous les secteurs d’activités ont été impactées positivement. Les matériels avancés ainsi que les différents logiciels ont grandement facilité les processus de vente, d’achat, de conception et même de gestion. Parmi eux se place le logiciel de notes de frais qui permet de faciliter considérablement la gestion des dépenses professionnels dans les entreprises. Découvrez dans ce guide les avantages de cet outil devenu incontournable.
1. Un gain de temps considérable
Le principal avantage du logiciel de notes de frais est le gain de temps qu’il offre aux employeurs comme aux employés. Grâce à cet outil, vos collaborateurs n’auront plus à lister leurs dépenses sur un tableau Excel et à vous les envoyer avec les justificatifs (factures, reçus, tickets, etc.). Grâce aux logiciels comme celui proposé sur www.silae.fr, vos salariés peuvent enregistrer leurs dépenses et effectuer des demandes de remboursement en quelques clics.
De plus, ils peuvent effectuer la soumission à n’importe quel moment de la journée, et ce, où qu’ils soient. Cela vient du fait que la plupart des logiciels de notes de frais sont accessibles via un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Reçus papiers, factures, forfaits, voyages d’affaires, formation ou frais kilométriques, il suffit de prendre en photo tous les justificatifs et de les ajouter sur la plateforme.
2. Une gestion plus efficace
Le logiciel de notes de frais facilite tout le processus, pas besoin d’être au bureau pour déclarer des dépenses. L’employeur ou le gestionnaire reçoit immédiatement une notification à chaque fois qu’un salarié dépose une demande. Cette dernière s’accompagne des justificatifs, il suffit d’un clic pour valider et lancer le remboursement.
Grâce à cet outil extraordinaire, les chefs d’entreprises n’ont pas besoin de confier la tâche à quelqu’un d’autre. Ils n’ont qu’à prendre quelques minutes par jour pour vérifier et valider les demandes, ils peuvent le faire dans la voiture voire même dans l’avion lorsqu’ils sont en déplacement. De plus, confier les notes de frais à un logiciel programmé permet d’éviter les erreurs humaines et les éventuels oublis.
3. Un gage de transparence et de fiabilité
Dernier grand avantage, c’est que l’usage d’un logiciel de gestion de frais professionnels permet une transmission fluide entre les différents départements de l’entreprise. Tous les membres de la société ont accès aux données concernant les dépenses, et bénéficient d’un suivi en temps réel.
Gage de transparence pour la société, cet outil offre une vision des frais alloués à chaque projet. Les consultants et managers peuvent effectuer des analyses régulières pour détecter les dépenses inutiles afin d’éviter les pertes financières. C’est un gage de fiabilité pour les salariés, l’automatisation du processus contribue au renforcement de votre marque employeur.
En résumé, le logiciel de notes de frais est une solution aux multiples avantages. Notez également que son usage permet d’éviter les erreurs humaines pouvant être commises. Pour en tirer profit au maximum, tournez-vous vers un logiciel parfaitement adapté à vos besoins. Renseignez-vous bien sur les fonctionnalités disponibles et le prix demandé, car ce genre d’outil est souvent payant.
